Recrutement d’un Cabinet pour le diagnostic organisationnel de l’ANAFIC

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REPUBLIQUE DE GUINEE

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Ministère DE L’ADMINISTRATION DU TERRITOIRE ET DE LA DECENTRALISATION

PROJET D’APPUI A LA GOUVERNANCE LOCALE (PAGL)

Financement Banque mondiale-IDA N°D445-GN

APPEL A MANIFESTATION D’INTERET

Recrutement d’un Cabinet pour le diagnostic organisationnel de l’ANAFIC

  1. CONTEXTE

Le Programme d’Appui aux Communautés Villageoises (PACV), est le principal programme qui, après vingt ans d’habilitation socioéconomique des collectivités locales, sur financement de la Banque mondiale, de l’Agence Française de Développement (AFD) et du FIDA, a permis de qualifier les Communes Rurales (CR) qui maîtrisent aujourd’hui la majorité des outils leur permettant d’assurer la maîtrise d’ouvrage communale. Cette maitrise est plus perceptible de nos dans plusieurs domaines comme entre autres : le diagnostic socio-économique, la planification locale participative, l’élaboration de dossiers de financement pour leurs investissements, la passation des marchés et la mise en œuvre des mesures de sauvegarde environnementale et sociale.

A l’issue de sa phase de consolidation du PACV3, le gouvernement guinéen a mis en place un mécanisme pérenne de financement de la décentralisation et du développement local appelé le Fonds National de Développement local (FNDL) et l’Agence Nationale de Financement des Collectivités locales (ANAFIC) pour gérer ce fonds et accompagner les collectivités locales.

L’ANAFIC est un établissement public à caractère administratif créé par le décret N° 297 du 11 novembre 2016, sous la tutelle technique du Ministre en charge de l’Administration du Territoire et sous la tutelle financière du Ministre en charge du Budget. Elle est dirigée par une Direction Générale et appuyée par Sept (07) Services Régionaux respectivement implantés à Boké, Faranah, Kankan, Kindia, Labé, Mamou et N’Zérékoré. Sa mission principale est le financement du développement par les collectivités locales, à travers le transfert de fonds à ces 337 Collectivités Locales soit 304 Communes Rurales (CR) et 33 Communes Urbaines (CU).

Pour lui permettre d’accomplir pleinement cette mission, l’ANAFIC est appuyé dans sa mise en œuvre par deux projets qui sont financés parallèlement par la Banque mondiale et l’Agence Française de Développement (AFD). Il s’agit respectivement, du Projet d’Appui à la Gouvernance Locale (PAGL) pour un montant de 40 millions USD et du Projet d’Appui à l’ANAFIC (PANAFIC) pour un montant de 10 millions d’Euros.

PRESENTATION DU PROJET PAGL

Le Projet d’Appui à la Gouvernance Locale (PAGL) est financé par la Banque mondiale à travers l’IDA N°D445-GN à un coût total de quarante (40) millions USD pour une durée d’exécution de quatre (4) ans. Son opérationnalisation est devenue effective à partir de sa mise en vigueur le 27 septembre 2019.

L’objectif de développement du Projet est d’améliorer la capacité et la performance du gouvernement local en matière de gestion de ses ressources financières publiques et d’atténuation des conflits locaux.

Le PAGL comprendra quatre composantes : (1) le soutien à l’opérationnalisation du FNDL ; (2) le renforcement des institutions et des capacités pour une gouvernance locale inclusive et responsable ; (3) la gestion du projet et soutien à l’ANAFIC ; et (4) la Composante d’Intervention d’Urgence Contingente (CERC).

Composante 1 : Soutien à l’opérationnalisation du FDNL. Cette composante vise à fournir des incitations afin d’améliorer la disponibilité et la gestion des ressources au niveau des collectivités locales en soutenant les réformes visant à renforcer : (i) la disponibilité des ressources transférées aux CL, et (ii) les mécanismes de responsabilisation relatifs à l’utilisation des ressources publiques des CL. Le FNDL est géré par l’ANAFIC, exécuté par les CL et contrôlé par le Gouvernement Central.

Composante 2 : Renforcement des institutions et des capacités pour une gouvernance locale inclusive et responsable. La composante vise à soutenir la mise en œuvre d’un processus de décentralisation inclusif et responsable à travers les trois sous-composantes complémentaires suivantes : Sous-composante 2.1 : Renforcement et informatisation de la gestion des Finances Publiques locales ; Sous-composante 2.2 : Soutien à la mise en œuvre de la décentralisation ; Sous-composante 2.3 : Engagement Citoyen et Système Communautaire d’Alerte Précoce et de Réponse (SAPR).

Composante 3 : Gestion du Projet et soutien à l’ANAFIC. Au niveau national, le projet      est géré par une Unité de Gestion du Projet (UGP), intégrée à l’ANAFIC. Cette composante financera      les principales fonctions de gestion de l’UGP, telles que : (a) le S&E (y compris les études) ; (b) les audits financiers du projet ; (c) les coûts des équipements et autres charges récurrentes de l’UGP qui ne sont pas intégrés dans le budget de l’ANAFIC ni dans celui du PANAFIC, et (d) la communication. Le projet renforcera les activités de communication du PACV3 pour (i) assurer l’accès à l’information concernant les activités de l’ANAFIC et l’exécution du FNDL ; et (ii) capitaliser et diffuser les connaissances et les enseignements tirés des activités financées par l’IDA. En plus de la gestion du projet, la composante apportera son soutien à l’opérationnalisation de l’ANAFIC, notamment (i) avec du matériel supplémentaire pour finaliser l’installation de l’ANAFIC ; (ii) le financement d’études visant à améliorer les performances de l’ANAFIC (par exemple, un examen fonctionnel, un audit de performance) ; et (iii) une assistance technique et une formation pour améliorer les résultats de l’ANAFIC.

Composante 4 : Composante d’Intervention d’Urgence Contingente (CERC). Cette sous-composante à budget zéro crée un fonds d’urgence qui pourrait être utilisé en cas de catastrophe naturelle après déclaration officielle d’une urgence nationale ou sur demande officielle du GG. Dans ce cas, des fonds issus de la catégorie des dépenses non allouées ou d’autres composantes du projet seront réaffectés pour financer les dépenses d’intervention rapide afin de répondre aux besoins d’urgence. Pour assurer une mise en œuvre adéquate de cette composante, l’Emprunteur préparera et fournira à l’IDA un manuel des opérations décrivant en détail les dispositifs de mise en œuvre de ce mécanisme qui sera jugé satisfaisant par l’IDA.

  • JUSTIFICATION

Comme un thérapeute qui fait un bilan de santé du corps, un spécialiste du diagnostic organisationnel fait le bilan de santé de l’organisation sur toutes ses formes, que ce soit une entreprise privée, une ONG, une institution publique ou même une entreprise individuelle. L’ANAFIC, après sa première année d’expérience dans la gestion exclusive du Fonds National de Développement local (FNDL), des fonds des bailleurs comme la Banque Mondiale pour le compte du PAGL, l’AFD pour le compte du PANAFIC auxquels s’ajouteront bientôt d’autres financements tels que le Fonds Vert Climatique, destiné aux collectivités locales pour l’accompagnement des projets liés aux aspects environnementaux et climatiques. Le passage de l’équipe du PACV3 à l’ANAFIC, nécessite donc une révision de la portée du travail, la redéfinition de la mission et les prospectives. L’objectif principal est de soutenir l’analyse du climat humain, organisationnel et social du projet et de suggérer des actions pour une meilleure efficacité organisationnelle en répondant à deux questions principales :

  • Les ressources humaines, la structure organisationnelle et le climat social actuels de l’ANAFIC permettent-ils au programme de gérer correctement le portefeuille actuel des projets de la Banque mondiale, de l’AFD, du FNDL et des projets à venir simultanément ?
  • Quel type de réaménagement de la structure organisationnelle et des ressources humaines et matérielles pourrait être fait pour permettre à l’ANAFIC de gérer de manière appropriée le portefeuille des projets actuels et les projets à venir ?

Il est nécessaire de répondre aux questions suivantes pour aborder cette démarche :

  • Vision, Mission, et objectifs : sont-elles claires, connues, véhiculées dans les actions et partagées par tous ?
  • Planification : est-elle complète, réaliste, réalisable ? Se traduit-elle par des objectifs précis et mesurables ?
  • Gestion : les politiques internes, structures, modes de gestion et communications sont-ils adaptés à la mission et aux objectifs ?
  • Ressources : l’organisation dispose-t ’elle des ressources (humaines, matérielles, financières et techniques) adéquates pour atteindre les objectifs ? Sont-elles utilisées à bon escient ?

C’est dans cette perspective que la Direction Générale de l’ANAFIC compte lancer cette campagne de diagnostic pour son personnel afin d’aligner les objectifs individuels assignés aux objectifs principaux de l’agence.

OBJECTIF GENERAL

L’objectif général de l’activité est de procéder à un diagnostic organisationnel de l’ANAFIC. Une prise de recul pour évaluer « l’état de santé » de l’organisation et transmettre des recommandations afin d’améliorer l’efficacité du fonctionnement et l’efficience des activités de gestion de fonds alloués.

OBJECTIFS SPECIFIQUES

De façon spécifique, il s’agit notamment de :

  1. a) Faire l’analyse de l’environnement interne et externe de l’ANAFIC (i) procéder à une revue des compétences et des profils de postes (une actualisation des fiches de postes dans le manuel de procédures de gestion administrative et financières) ; (ii) faire une analyse des relations fonctionnelles entre l’ANAFIC, ses partenaires locaux et services déconcentrés ; (iii) évaluer les attentes en terme d’efficacité et d’efficience des autres projets financés par les partenaires techniques et financiers.
  2. b) Proposer un modèle organisationnel adapté de l’ANAFIC, en se basant sur les résultats de l’analyse effectuée et les outils de gestion du PACV, mais aussi se conformer aux nouvelles dispositions d’une entité étatique (EPA), d’où la nécessité d’adopter une conduite du changement pour l’ensemble des cadres ;
  3. c) Définir des objectifs SMART assignés à chaque employé qui seront évalués annuellement. Ces objectifs permettront à l’employé non seulement de pouvoir se projeter dans le temps et donc définir un plan de carrière dans l’agence à travers son plan de développement personnel, mais aussi détecter pendant le processus, les carences de compétences liées aux objectifs assignés qui se traduiront en besoin individuel de formation.

RESULTATS ATTENDUS

Au terme de cette étude, les résultats suivants devront être atteints :

  • Les cartographies de l’organisation, au besoin les améliorations à apporter aux processus clés de l’organisation dans le manuel de procédure RH afin de les rendre plus efficaces et efficients
  • Les fiches de postes actualisées
  • Les indicateurs de performances (KPI’s) définis par poste
  • La création d’un mode opératoire d’évaluation du personnel
  • La formation sur la « Conduite du changement » aux cadres de l’ANAFIC
  • Le plan de développement personnel individuel ou profil de carrière
  • Le plan de formation du personnel de l’ANAFIC

TACHES DU CABINET

Pour la réalisation de l’activité, le cabinet fera tout d’abords une analyse SWOT et PESTEL de l’ANAFIC afin de favoriser une prise de décision rationnelle concernant les solutions à apporter.

  1. Il devra ainsi aider à identifier ou clarifier une problématique organisationnelle qui empêche d’atteindre ou de surpasser votre niveau de rentabilité souhaité. Cette étape est importante avant d’entreprendre la mise en œuvre de solutions.
  2. Il devra donc :
  • Formaliser le point de départ c’est-à-dire la vision et le gap organisationnel vers une situation qu’il redirigera
  • Identifier les leviers d’actions à mobiliser pour mettre en mouvement ainsi que les risques potentiels d’inertie voire de résistance au changement.
  • Il devra illustrer des recommandations visant à engager le changement :
  • Renforcement des capacités individuelles :

Mettre en œuvre des outils / leviers permettant à celles et ceux qui en ont besoin de franchir un palier de compétence

  • Renforcement des capacités organisationnelles :

Repenser les modes opératoires, mettre à niveau les process.

  • Renforcement des capacités inter-organisations :

Définir des éléments de communication commun, repenser les modes de management

  • Renforcement des capacités dans la société :

Faciliter la compréhension par les utilisateurs / citoyens des processus

  1. Il définira à la clé du diagnostic, une mise à jour des fiches de postes individuelles, des objectifs SMART assignés à chaque employé qui seront évalués chaque année.
  2. Il devra consulter le manuel de procédures pour vérifier que la description des tâches, des processus, etc. est adéquate (c’est-à-dire refléter la pratique et la charge de travail) ou doit être modifiée pour refléter leurs recommandations.
  3. Il devrait également considérer la diversité (le genre) et la pyramide des âges (jeunesse) aux différents niveaux afin de proagir en mettant en place des dispositifs de transmission de la connaissance.
  • Il déroulera une formation sur la conduite du changement à l’ensemble des cadres et un plan de formation individuel pour l’ensemble du personnel en collaboration avec l’employé directement.
  • Il organisera enfin un atelier de restitution des résultats du diagnostic et de présentation du modèle d’organisation amélioré de l’ANAFIC.
  1. Il devra aussi fournir un accompagnement post-formation de 3 à 6 mois.
  • QUALIFICATIONS REQUISES DU CABINET

La mission sera confiée à un Cabinet indépendant, ayant une expérience d’au moins dix (10) ans dans le domaine de l’évaluation de la capacité organisationnelle intégrant la prise de mesures d’accompagnement des entités. Il devra avoir exécuté au moins cinq (05) missions similaires de diagnostic organisationnel des agences publiques ou des projets/programmes financés par les Bailleurs de fonds notamment la Banque Mondiale, l’AFD.

Le personnel clé de la mission devra comporter au moins :

  1. Un expert Sociologue : titulaire d’un diplôme niveau BAC+5 en sociologie des organisations ou en gestion publique avec des expériences avérées (10 ans) dans l’évaluation de la capacité organisationnelle / l’analyse institutionnelle et organisationnelle de structures intégrant la prise de mesures d’accompagnement des entités et avoir réalisé au moins cinq (05) missions sillimaires.
  2. Un expert en développement Local : titulaire d’un diplôme niveau BAC+4 au moins en Administration générale, en Finance, en gestion, en développement communautaire avec des expériences avérées (10 ans) dans l’évaluation ou l’accompagnement des structures publiques et avoir réalisé au moins cinq (05) missions sillimaires.Il devra en outre, avoir une parfaite connaissance de l’administration guinéenne et de l’environnement institutionnel des collectivités locales en Guinée.
  3. Un expert en Ressource Humaine : titulaire d’un diplôme niveau BAC+4 au moins en Ressources Humaines, en Administration des affaires, en gestion avec des expériences avérées (10 ans) dans la gestion des ressources hunaines ou en renforcement des capacités organisationnelle des agences, des projets/programmes financés par les partenaires financièrs et avoir réalisé au moins cinq (05) missions sillimaires. Il devra en outre, avoir une parfaite connaissance de l’administration guinéenne et du code de travail de la législation Guinéenne.

VOLUME D’EXPERT

La durée de la mission s’étalera sur une période de soixante (60) jours et le volume total d’expertise est de 35 hommes/jours.

METHODE DE SELECTION

Le cabinet sera sélectionné suivant la méthode de Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) conforment le Règlement de Passation des Marches de la Banque mondiale de juillet 2016, révisé en novembre 2017 et Août 2018

INFORMATION ET DEPOT DES DOSSIERS DE MANIFESTATION D’INTERET

Les dossiers de manifestation d’intérêt sont à adresser à Monsieur le Directeur Général de l’ANAFIC sous pli fermé ou par courriel au plus tard le Mardi 05 Janvier 2021 à 12 heures 30mn à l’adresse mentionnée ci-dessous et aux heures suivantes.

Direction Générale de L’Agence Nationale de Financement des Collectivités Locales-ANAFIC

sise au Quartier Ratoma à l’entrée de Mariador Palace-Conakry

Tél : 629 00 85 29/629 00 85 30

Du lundi au jeudi : de 9 heures à 16 heures 30 minutes

Le vendredi : de 9 heures à 13 heures.

Email : mnabe@anafic.org.gn copie aatoure@anafic.org.gn ; m.toure@anafic.org.gr ; aconde@anafic.org.gn 

Avec uniquement la mention « RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR LE

DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL DE L’ANAFIC »

Conakry, le 17 Décembre 2020

Le Directeur Général

 Mr Alhassane Aminata TOURE

 

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